Под Виртуальным офисом понимают определенное пространство, которое создается с целью осуществления совместной работы, для общения пользователей, хранения необходимых данных и возможность управлять процессами бизнеса. Созданный виртуальный офис является полноценной «площадкой», на которой сотрудники проводят преимущественную часть рабочего времени.
В определенной ситуации роль виртуального офиса выполняет органайзер или одна из таких систем, как управление проектами, контентом и CRM. Выбор одного из этих элементов напрямую зависит от направленности бизнеса.
Так, для предпринимательской деятельности, которая в основном связана с продажами, наиболее оптимальным вариантом будет использование виртуального офиса в качестве crm-системы, в которой есть почта, органайзер и прочие элементы, необходимые в ходе совместной работы.
Большее число виртуальных офисов содержат:
- инструменты коммуникации (электронную почту, web-конференции, программу messenger)
- календарь-органайзер
- файловый обменник
- программы для редактирования документов
- базу контактов
- пользовательские форумы и блоги
- разграничение прав (панель управления на хостинге)
- Wiki.
Кроме того, нередко создаются и виртуальные офисы, которые включают следующие дополнительные инструменты:
- озможность применения офиса на корпоративном домене компании
- моделирование электронного магазина
- работа с публичностью сайта
- интеграция с финансовой системой и т.д.
- возможность предоставления необходимой информации и доступа в конкретный офис только определенному кругу лиц.
- Чтобы выбрать наиболее подходящий офис, следует принять во внимание, присутствие следующего:
- надежность и стабильность интернет провайдера
- мощная защита информации
- оперативность. Именно быстрота выполнения всех функций служит самым надежным фактором эффективности управления бизнес-приложением.
- оптимизация настроек под требуемые задачи.
